Einsatzplanung für Prüfdienstleister

Donnerstagnachmittag, halb vier. Ein Kunde ruft an: Die Halle, in der nächste Woche geprüft werden soll, ist umgebaut worden, der Termin muss zwei Wochen später stattfinden. Gleichzeitig fragt ein anderer Kunde, ob nicht doch noch etwas vor dem Quartalsende geht. Jetzt beginnt die Runde: Wer ist in welcher Woche unterwegs, wer hat noch Luft, wer darf diese Prüfung fachlich überhaupt übernehmen? Einsatzplanung für Prüfdienstleister entscheidet sich in genau solchen Momenten, nicht in der ruhigen Wochenplanung am Freitagnachmittag.

Dieser Artikel richtet sich an Service-Unternehmen, die mit mehreren Prüfern bei wechselnden Kunden unterwegs sind. Um den Ablauf einer einzelnen Prüfung geht es hier bewusst nicht, sondern um die Frage davor: wer wann wohin fährt.

Warum Zuruf-Planung ab dem dritten Prüfer bricht

Mit einem oder zwei Prüfern funktioniert fast jedes Verfahren, auch der Zuruf. Ab dem dritten kippt es, und zwar aus strukturellen Gründen.

Der Plan existiert mehrfach. Im Büro steht eine Tabelle, im Fahrzeug liegt ein Ausdruck von gestern, auf dem Handy des Prüfers steht eine Nachricht von heute Morgen. Sobald sich etwas ändert, stimmen zwei von drei Versionen nicht mehr, und niemand weiß, welche.

Auslastung ist unsichtbar. Ob ein Prüfer nächste Woche halb leer oder überbucht ist, sieht man einer Terminliste nicht an. Also wird nach Gefühl vergeben, und das Gefühl trifft den, der sich zuletzt gemeldet hat.

Umplanen kostet Telefonate. Ein verschobener Termin bedeutet: Kunde anrufen, Prüfer anrufen, Liste ändern, hoffen, dass alle dieselbe Änderung gehört haben.

Fachliche Eignung fällt zu spät auf. Dass ein Kollege für eine bestimmte Prüfung die passende Befähigung braucht, merkt man im schlechtesten Fall erst vor Ort.

Der gemeinsame Nenner: Es fehlt nicht an Disziplin, sondern an einem Plan, den alle gleichzeitig sehen.

Einsatzplanung für Prüfdienstleister braucht zwei Sichten

Der häufigste Konstruktionsfehler in Planungswerkzeugen ist, allen dasselbe zu zeigen. Büro und Fahrzeug stellen aber unterschiedliche Fragen.

Das Büro fragt: Wer ist frei, wo muss umgeplant werden, halten wir die zugesagten Termine? Es braucht Übersicht über alle Prüfer gleichzeitig.

Der Prüfer fragt: Wo muss ich hin, wie viel ist dort zu tun, wer kommt mit, was kommt danach? Ihn interessiert die Gesamtauslastung des Teams nicht, und eine Wochenübersicht über acht Kollegen ist auf dem Handy unbrauchbar.

Lizard trennt das deshalb in zwei Ansichten auf denselben Daten: den Einsatzplaner fürs Büro und Mein Einsatzplan für unterwegs. Beide zeigen dieselben Aufträge, nur in völlig unterschiedlicher Verdichtung.

Die Büro-Sicht: planen, verschieben, Auslastung sehen

Der Einsatzplaner ist die zentrale Stelle, an der Prüfungen organisiert, Termine gesetzt und Mitarbeiter zugewiesen werden. Drei Dinge macht er sichtbar, die in einer Tabelle fehlen.

Termine als Fläche statt als Zeile. In der Kalenderansicht wird geplant, verschoben und gelöscht, per Ziehen mit der Maus. Ein Termin, der einen Tag später stattfinden soll, wandert einen Tag nach rechts. Es gibt keinen Bearbeitungsdialog, den man dafür öffnen und wieder schließen muss.

Auslastung als Heatmap. Bevor ein neuer Termin vergeben wird, zeigt eine Auslastungsübersicht, wer in welcher Woche noch Kapazität hat. Damit verschiebt sich die Frage von „wer war zuletzt dran?“ zu „wo passt es wirklich hin?“.

Der laufende Betrieb in einer Spalte. Die Auftragsliste zeigt neben Kunde, Prüfern, geplantem Termin und Status auch, ob gerade an einem Auftrag gearbeitet wird und wie viele Betriebsmittel er umfasst. Filter nach Status, Prüfer und Zeitraum grenzen die Liste auf das ein, was heute zählt.

Beim Anlegen eines Auftrags werden die Dinge erfasst, die vor Ort tatsächlich gebraucht werden: der Kunde, ein oder mehrere Prüfer, die geplante Durchführung, eine abweichende Einsatzadresse, wenn die Prüfung nicht an der Firmenanschrift stattfindet, und eine interne Notiz für die Techniker. „Melden beim Pförtner, Tor 3“ gehört genau dorthin und nicht in eine separate Nachricht, die unterwegs niemand mehr findet.

Ein Nebeneffekt, der Rückfragen erspart: Arbeitest du für deinen Kunden in einer Zusammenarbeit, sieht er den Fortschritt seiner Aufträge selbst auf seinem Dashboard, in Klartext und mit dem Stand je Prüfkategorie. Der Anruf „Wie weit seid ihr?“ entfällt, ohne dass jemand einen Statusbericht schreibt.

Die Prüfer-Sicht: der eigene Tag, nicht der Teamplan

Mein Einsatzplan zeigt demselben Datenbestand ein anderes Gesicht. Statt einer langen Liste sinkt der Detailgrad, je weiter ein Termin in der Zukunft liegt.

• Heute und morgen stehen als volle Karte: Adresse, Fortschritt, Mitprüfer und die Aktionen, die jetzt gebraucht werden.
• Der Rest der Woche wird zu einer Zeile je Tag. Freie Tage stehen ausdrücklich als frei da, statt einfach zu fehlen.
• Folgewochen verdichten sich auf eine Zeile je Kalenderwoche mit Einsatz- und Gerätezahl.
• Folgemonate schrumpfen auf eine Zeile je Monat.

Aufklappen lässt sich das Ganze zu einem rollenden Kalender mit fünf Tagen Rückblick und sechs Wochen Vorschau. Bewusst kein starrer Kalendermonat: Der zeigt am 28. fast nur noch Vergangenheit.

Auf der vollen Karte hängen die drei Aktionen, die unterwegs zählen. Navigation starten öffnet die Kartenanwendung des Geräts mit der hinterlegten Adresse. Zum Auftrag springt in den vollständigen Prüfauftrag. Und die Zeiterfassung lässt sich direkt von der Karte starten und stoppen, ohne den Auftrag zu öffnen. Pro Person läuft dabei immer nur eine Uhr, über alle Aufträge hinweg; läuft sie schon, steht auf den anderen Karten, bei welchem Einsatz. Das ist besser, als den Klick erst anzunehmen und dann abzuweisen.

Wer beim Einloggen nur den nächsten Termin sehen will, blendet sich das passende Widget aufs Dashboard. Und wer seine Einsätze im eigenen Handy- oder Outlook-Kalender braucht, richtet einmalig das Kalender-Abo im Profil ein. Danach laufen neue und verschobene Termine automatisch mit.

Ein ehrlicher Hinweis zum Kalender-Abo: Kalender-Apps synchronisieren nicht sofort, je nach Anbieter dauert es Minuten bis Stunden. Deshalb enthält ein Kalendereintrag bewusst nur die feste Hülle, also Kunde, Ort, geplante Menge und Mitprüfer, aber keinen Live-Fortschritt. Der aktuelle Stand steht in Lizard, und der Termin verlinkt dorthin.

Was die Planung nebenbei liefert

Weil Termine, Aufträge und Zeiten am selben Objekt hängen, fällt die Nachbereitung teilweise von selbst an.

Die Zeiterfassung ist direkt mit dem Prüfauftrag verknüpft: starten, stoppen, bei Bedarf nachtragen, wenn es jemand vergessen hat. In der Auswertung lassen sich die Buchungen nach Prüfer oder nach Auftrag gruppieren, mit Summe der Arbeitsstunden. Das ist die Grundlage für Nachkalkulation und Abrechnung. Auf Wunsch erscheint die erfasste Gesamtdauer zusätzlich auf dem PDF-Prüfbericht; ob das passiert, entscheidest du je Prüfvorlage.

Weiterführend in der Dokumentation:

• Einsatzplaner: Kalenderansichten, Auslastung und Auftragsdaten
• Mein Einsatzplan: die Prüfer-Sicht mit Dichtestufen und Kalender-Abo
• Zeiterfassung: Buchungen, Gruppierung und Auswertung
• Im Video: Wie funktioniert der Einsatzplaner?

Häufige Fragen

Können mehrere Prüfer gemeinsam an einem Auftrag arbeiten?

Ja. Einem Prüfauftrag lassen sich mehrere Mitarbeiter zuweisen. Auf der Einsatzkarte sieht jeder, wer mitkommt, und die Zeiterfassung läuft pro Person getrennt.

Was passiert mit einem Termin, der kurzfristig verschoben werden muss?

Er wird im Einsatzplaner auf den neuen Tag gezogen. Weil Büro und Prüfer auf denselben Daten arbeiten, ist die Änderung sofort in der Einsatzansicht des Prüfers sichtbar. Bei eingerichtetem Kalender-Abo wandert der Termin zusätzlich im privaten Kalender mit, sobald dieser synchronisiert.

Sehen unsere Kunden, wann wir kommen?

Kunden, mit denen eine Zusammenarbeit besteht, sehen die ihnen zugeordneten Aufträge auf ihrem Dashboard, mit geplantem Zeitfenster und Fortschritt, und ausschließlich lesend. Auf Wunsch können sie sich zusätzlich per E-Mail über Statuswechsel informieren lassen.

Brauchen unsere Prüfer dafür eine eigene Lizenz?

Die Einsatzplan-Ansicht steht Mitarbeitern mit einer Büro- oder Service-Lizenz zur Verfügung. Welche Ausstattung für welche Rolle sinnvoll ist, hängt davon ab, ob jemand überwiegend im Büro plant oder im Außendienst prüft.

Ein Plan, den alle gleichzeitig sehen

Gute Einsatzplanung erkennt man nicht daran, dass nie etwas dazwischenkommt, sondern daran, wie ruhig es bleibt, wenn etwas dazwischenkommt. Wenn ein verschobener Termin eine Handbewegung ist und nicht drei Telefonate, ist der Anruf am Donnerstagnachmittag kein Krisenfall mehr, sondern eine Umplanung von zwei Minuten.

• Für Betreiber: Lizard für Betreiber
• Für Prüfdienstleister: Lizard für Prüfdienstleister

Essential, das Einstiegspaket von Lizard, ist für bis zu 50 Betriebsmittel dauerhaft kostenlos, ohne Testphase mit Ablaufdatum.

Passend dazu

• Prüfungen planen und durchführen: vom Auftrag zum Protokoll — woher die Aufträge kommen, die in der Planung zu Terminen im Kalender werden.
• Zusammenarbeit mit Prüfdienstleistern ohne Excel-Listen — wessen Geräte da geprüft werden und wie der Kunde an die Ergebnisse kommt.