DGUV-Prüfung dokumentieren

Zwei Jahre nach der Prüfung steht jemand im Büro und fragt nach dem Nachweis für einen bestimmten Hubwagen. Im Ordner liegt ein Blatt mit dem Gerätetyp, einem Datum und einem Haken. Wer geprüft hat, steht als unleserliches Kürzel darunter. Was genau geprüft wurde, steht nirgends. In diesem Moment zeigt sich, ob eine Prüfung wirklich dokumentiert wurde oder nur stattgefunden hat. Eine DGUV-Prüfung dokumentieren heißt deshalb deutlich mehr, als ein Häkchen zu setzen.

Dieser Artikel beschreibt, was einen belastbaren Prüfnachweis ausmacht und wie er entsteht, ohne dass jemand nach Feierabend Formulare ausfüllt. Er richtet sich an Betreiber, die ihre eigene Dokumentation verantworten, und an Prüfdienstleister, deren Bericht beim Kunden im Ordner landet.

Warum ein Datum allein kein Nachweis ist

Eine Prüfplakette und ein Eintrag in der Liste beantworten genau eine Frage: dass geprüft wurde. Sie beantworten keine der Fragen, die im Ernstfall gestellt werden.

• Woraufhin wurde geprüft? Ohne die zugrunde liegende Norm oder Richtlinie lässt sich der Prüfumfang nicht einordnen. Eine Sichtprüfung und eine wiederkehrende Prüfung nach elektrotechnischen Vorgaben sind zwei völlig verschiedene Vorgänge.
• Was wurde tatsächlich angeschaut? Ein Haken sagt nicht, welche Punkte abgearbeitet wurden. Erst die ausgefüllte Checkliste macht den Umfang nachvollziehbar.
• Was war der Zustand? Auffälligkeiten, die damals als unkritisch eingestuft wurden, sind später oft die interessantesten Einträge.
• Wer hat geprüft, und durfte er das? Der Name allein reicht nicht. Interessant ist, ob die Person zum Zeitpunkt der Prüfung die passende Befähigung hatte.

Der gemeinsame Nenner: Ein Nachweis muss die Prüfung rekonstruierbar machen, und zwar für jemanden, der nicht dabei war. Das ist der Maßstab, an dem sich jede Dokumentation messen lassen muss.

DGUV-Prüfung dokumentieren: was in einen vollständigen Beleg gehört

Unabhängig vom eingesetzten Werkzeug enthält ein tragfähiger Prüfnachweis diese Bestandteile.

1. Das Gerät, eindeutig. Nicht „Leiter Lager“, sondern eine eindeutige Kennung mit Stammdaten, Standort und Verantwortlichem. Nur so lässt sich der Beleg später zweifelsfrei einem physischen Objekt zuordnen.
2. Die Prüfgrundlage. Die Norm oder Richtlinie, nach der geprüft wurde, gehört auf den Bericht. In Lizard werden diese Vorschriften einmal im Bereich Richtlinien und Normen gepflegt und mit Betriebsmitteln und Prüfvorlagen verknüpft, sodass auf jedem Bericht der passende rechtliche Verweis erscheint.
3. Den Prüfumfang. Die abgearbeitete Checkliste mit den einzelnen Fragen und den gegebenen Antworten. Fragen können dabei Ja-Nein-Entscheidungen, Auswahlfelder, Messwerte mit Einheit oder Freitext sein.
4. Den Befund je Prüfpunkt. In Ordnung, Mangel oder Hinweis. Ein Mangel ist die inhaltlich wertvollste Information im ganzen Dokument.
5. Bilder. Fotos, die dem jeweiligen Prüfpunkt zugeordnet sind, plus bei Bedarf Aufnahmen des Allgemeinzustands. Bei komplexen Geräten kommt eine Skizze dazu, in der Mängel nummeriert an der Stelle sitzen, an der sie auftreten.
6. Das Gesamtergebnis. Eine klare Aussage, ob das Gerät betriebsbereit oder gesperrt ist, statt einer Bewertung, die Auslegung zulässt.
7. Prüfer und Zeitpunkt. Wer, wann, und bis wann das Ergebnis gilt.
8. Die Bestätigung. Eine Unterschrift, die den Vorgang abschließt.

Was auf dieser Liste auffällt: Fast alles davon entsteht während der Prüfung. Genau deshalb ist die Dokumentation am zuverlässigsten, wenn sie nicht als eigener Arbeitsschritt danach existiert.

Wie die Dokumentation nebenbei entsteht

In der Praxis läuft eine geführte Prüfung in Lizard so ab, dass der Bericht am Ende bereits fertig ist.

Erst die Prüfart, dann die Checkliste. Der erste Schritt im Prüfassistenten ist die Wahl der Prüfvorlage, und dabei zeigt das System die zurückliegenden Prüfungen des Geräts mit Datum, Vorlage, Ergebnis und nächster Fälligkeit. Das ist mehr als Komfort: An vielen Geräten hängen mehrere Prüfarten mit unterschiedlichen Intervallen. Bei einem Kranhaken etwa steht die kurze Sichtprüfung in einem anderen Rhythmus an als die aufwendigere Rissprüfung. Wer die Historie sieht, entscheidet richtig, statt zu raten.

Die Checkliste kommt zum Gerät, nicht umgekehrt. Prüfvorlagen sind mit Prüfkategorien verknüpft. Scannt der Prüfer ein Elektrowerkzeug, lädt die passende Checkliste; scannt er danach eine Leiter, lädt die für Leitern. Niemand sucht das richtige Formular.

Fotos sind steuerbar, nicht optional gemeint. Pro Vorlage lässt sich festlegen, ob ein Foto nicht nötig, optional oder erforderlich ist. Steht die Anforderung auf erforderlich, kommt der Assistent ohne Bild nicht weiter. Damit wird aus der guten Absicht eine Regel.

Mängel bekommen Struktur. Nutzt die Vorlage den Skizzen-Schritt, wird je Mangel Schweregrad, Status, Empfehlung und Frist erfasst, und alles landet nummeriert im Bericht. Aus „Riss am dritten Querträger“ wird ein Eintrag, den auch der nächste Prüfer versteht.

Der Abschluss erzeugt das Dokument. Der Kunde unterschreibt direkt auf dem Bildschirm, und aus den erfassten Antworten entsteht automatisch das PDF-Prüfprotokoll mit Stammdaten, Checkliste, Mängelfotos und Unterschriften. Es wird revisionssicher am digitalen Zwilling des Geräts archiviert und ist jederzeit abrufbar, auch offline.

Wer geprüft hat, gehört zur Dokumentation

Ein Punkt, der in vielen Systemen fehlt: die Befähigung des Prüfers. In Lizard werden Qualifikationen je Mitarbeiter hinterlegt, mit Titel, Ablaufdatum, den Normen, für die sie gelten, und den Zertifikaten als PDF.

Interessant ist, was passiert, wenn die Qualifikation fehlt oder abgelaufen ist. Das System blockiert die Prüfung nicht. Es warnt, lässt den Prüfer weiterarbeiten und hält im Prüfergebnis fest, dass zum Zeitpunkt der Prüfung keine gültige Qualifikation für diesen Gerätetyp vorlag. Das ist bewusst so gebaut: Wenn kurzfristig ein erfahrener Kollege einspringt, soll die Prüfung stattfinden können. Sichtbar bleiben muss es trotzdem. Eine Software, die in so einem Fall einfach nichts dokumentiert, wäre der schlechtere Kompromiss.

Wenn das Audit kommt: aus Einzelbelegen wird ein Paket

Im Alltag brauchst du selten ein einzelnes Protokoll. Vor einem Audit brauchst du viele auf einmal, und zwar sortiert.

Die Prüfergebnisse lassen sich nach Status, Standort, Prüfkategorie, Verantwortlichem, Prüfauftrag, Prüfdatum und Gültigkeitszeitraum filtern. Aus dieser gefilterten Liste markierst du die relevanten Ergebnisse und lässt die Protokolle im Hintergrund zu einer ZIP-Datei bündeln. Ist sie fertig, erscheint eine Benachrichtigung mit dem Download-Link. Das Paket steht 24 Stunden bereit und wird danach automatisch gelöscht; brauchst du es später erneut, startest du den Export einfach noch einmal.

Am einzelnen Gerät bleibt unabhängig davon die vollständige Historie sichtbar. Sie beantwortet Jahre später die drei Fragen, an denen ein Ordner scheitert: Wer hat wann geprüft, was wurde damals bemängelt, und wie sah der Schaden auf dem Foto aus.

Weiterführend in der Dokumentation:

• Prüfergebnisse und Berichte: Historie, Filter und der Protokoll-Export als ZIP
• Prüfvorlagen und Compliance: Normen, Fragenkataloge und Berichtslayout
• Qualifikationen: Befähigungen, Gültigkeit und der Qualifikations-Check
• Im Video: Wie führe ich eine Prüfung im Web durch?

Häufige Fragen

Reicht eine Prüfplakette am Gerät als Nachweis?

Die Plakette zeigt am Gerät, dass und bis wann eine Prüfung gilt. Der eigentliche Nachweis ist das Protokoll dahinter, das Prüfumfang, Befunde und Prüfer festhält. Beides ergänzt sich: die Plakette für den Blick vor Ort, das Protokoll für die Rekonstruktion.

Wie lange sollten Prüfprotokolle aufbewahrt werden?

Wie lange aufzubewahren ist, hängt von der jeweiligen Vorschrift und vom Gerätetyp ab; das lässt sich nicht pauschal beantworten. Praktisch spricht wenig dagegen, die Historie dauerhaft am digitalen Zwilling zu behalten, statt sie nach Ablauf einer Frist zu entsorgen: Sie kostet keinen Regalplatz und ist genau dann verfügbar, wenn niemand mehr damit gerechnet hat.

Was passiert mit der Dokumentation, wenn ein Gerät ausgemustert wird?

Beim Archivieren bleibt die Historie erhalten. Das Gerät verschwindet aus dem aktiven Bestand, seine Prüfergebnisse und Protokolle bleiben aber zugeordnet und abrufbar.

Können externe Prüfberichte in dieselbe Akte?

Ja. Prüfungen, die ein Dienstleister über eine Zusammenarbeit durchführt, landen direkt an denselben Betriebsmitteln. Zusätzlich lassen sich Dokumente einzelnen Geräten zuordnen, sodass auch Unterlagen aus anderen Quellen an der richtigen Stelle liegen.

Der Nachweis entsteht während der Prüfung, nicht danach

Der Unterschied zwischen einer dokumentierten und einer nur durchgeführten Prüfung entscheidet sich in den Minuten am Gerät. Wird dort strukturiert erfasst, was ohnehin geprüft wird, ist der Beleg mit der Unterschrift fertig. Wird es hinterher aufgeschrieben, fehlt regelmäßig genau das Detail, nach dem später jemand fragt.

• Für Betreiber: Lizard für Betreiber
• Für Prüfdienstleister: Lizard für Prüfdienstleister

Essential, das Einstiegspaket von Lizard, ist für bis zu 50 Betriebsmittel dauerhaft kostenlos, ohne Testphase mit Ablaufdatum.

Passend dazu

• Prüfungen planen und durchführen: vom Auftrag zum Protokoll — der Weg vom Prüfauftrag zum Protokoll, auf dem der Nachweis nebenbei entsteht.
• Mängel dokumentieren mit Skizzen statt Freitext — wie ein Befund so festgehalten wird, dass er auch Jahre später noch verständlich ist.
• Prüffristen verwalten ohne Excel: keine Frist übersehen — wie aus Intervall und Prüfdatum das Datum wird, bis zu dem das Ergebnis gilt.