28. August 2026

Prüfungen planen und durchführen

Zwanzig Leitern, ein Dutzend Anschlagmittel, zwei Hallen: Wer prüft was und wann? Ein Prüfauftrag bündelt Gerät, Termin und Prüfer, und vor Ort entsteht das Protokoll gleich mit.

Am Monatsende stehen wieder zwanzig Leitern, ein Dutzend Anschlagmittel und drei Hebebühnen zur Prüfung an, verteilt auf zwei Werkshallen und ein Außenlager. Wer prüft was, an welchem Tag, und wie ist am Ende sichergestellt, dass wirklich jedes fällige Gerät durchgekommen ist? Genau hier beginnt Prüfungen planen in der Praxis: nicht als Frage nach der passenden Checkliste, sondern nach einer verlässlichen Reihenfolge aus Auftrag, Termin und Durchführung. Ob ein Betreiber die eigenen Prüfer koordiniert oder ein Prüfdienstleister mehrere Kunden gleichzeitig bedient, das Grundproblem ist in beiden Fällen dasselbe.

Warum Zuruf und Excel bei mehreren Prüfterminen scheitern

Solange nur ein einziges Gerät ansteht, reicht ein Anruf. Sobald mehrere Prüfer, mehrere Standorte und wiederkehrende Fristen zusammenkommen, bricht diese Methode: Ein Techniker bekommt seinen Tagesplan als Nachricht auf dem Handy, ein anderer als ausgedrucktes Excel-Blatt, ein dritter erfährt erst vor Ort, dass ein Kollege dasselbe Gerät bereits geprüft hat. Welche Checkliste für welches Gerät gilt, weiß meist nur, wer die letzte Prüfung selbst durchgeführt hat. Ergebnisse landen als Fotos im privaten Handyspeicher oder als unterschriebene Zettel in einem Ordner, aus dem sie später mühsam wieder herausgesucht werden müssen. Das eigentliche Problem ist dabei selten mangelnder Einsatz, sondern das Fehlen eines gemeinsamen Ortes, an dem Gerät, Prüfer und Termin zusammenlaufen.

Prüfungen planen: ein Prüfauftrag bündelt Gerät, Prüfer und Termin

Ein Prüfauftrag ist genau dieser gemeinsame Ort. Er beantwortet drei Fragen auf einen Blick: welches Betriebsmittel geprüft wird, wer es prüft und wann das geschehen soll. Damit wird er zur digitalen Mappe für den Techniker, statt dass diese Informationen auf Zuruf, Zettel und Gedächtnis verteilt sind.

Ein Auftrag lässt sich auf drei Wegen anlegen: direkt aus der Betriebsmittel-Liste heraus, indem alle fälligen Geräte markiert und einem neuen Auftrag zugewiesen werden (der schnellste Weg bei einer Sammelprüfung), über die eigene Prüfaufträge-Übersicht mit einem zunächst leeren Auftrag, dem Geräte erst später zugeordnet werden, oder vollständig manuell. In jedem Fall werden Partner beziehungsweise Standort, ein geplanter Termin und die zuständigen Prüfer festgelegt. Ein automatischer Qualifikations-Check bewahrt dabei vor einem typischen Fehler: Soll ein Mitarbeiter ohne die passende Zertifizierung eine Hochspannungsprüfung übernehmen, meldet sich das System, bevor der Termin feststeht. Das komplette Anlegen eines Auftrags zeigt das Tutorial Wie funktioniert ein Prüfauftrag? Schritt für Schritt.

Termine im Blick behalten: der Einsatzplaner

Für die längerfristige Planung steht eine rollende Timeline zur Verfügung: pro Prüfer eine eigene Zeile, Einsätze als farbige Balken über die Tage. Ein Termin lässt sich per Ziehen auf einen anderen Tag verschieben oder am Rand anfassen, um ihn zu verlängern. Stellt sich heraus, dass zwei Aufträge kollidieren, zeigt die Timeline die übrigen Einsätze desselben Prüfers gedämpft im Hintergrund mit, sodass ein Konflikt sofort auffällt, statt erst am Tag der Prüfung. Eine Auslastungs-Übersicht macht zusätzlich sichtbar, welcher Prüfer in welcher Woche noch Kapazität hat, bevor überhaupt ein neuer Termin vergeben wird.

Vor Ort: von der Identifikation zum fertigen Protokoll

Ist ein Auftrag terminiert, verlagert sich die Arbeit auf das mobile Gerät des Technikers. Er navigiert zum hinterlegten Standort, identifiziert das Betriebsmittel per QR-Code oder NFC-Scan und bekommt automatisch die zur Kategorie passende Prüfvorlage angezeigt, etwa eine andere Checkliste für eine Leiter als für einen Aufzug. Taucht vor Ort ein Gerät auf, das im System noch fehlt, lässt es sich direkt aus dem laufenden Auftrag heraus anlegen und im selben Arbeitsschritt prüfen, ohne den Auftrag zu verlassen.

Die Checkliste selbst wird Punkt für Punkt abgearbeitet: in Ordnung, mit Mangel oder mit Hinweis. Ein Mangel zieht in der Regel eine Foto-Pflicht nach sich, bei Bedarf ergänzt um eine Skizze, in der sich Schäden direkt am Betriebsmittel verorten lassen. Am Ende steht eine klare Entscheidung: Das Gerät ist betriebsbereit oder gesperrt. Der Kunde unterschreibt direkt auf dem Bildschirm, und aus den erfassten Antworten entsteht automatisch das fertige Prüfprotokoll, ganz ohne separate Nachbearbeitung am Schreibtisch. Ist ein ganzer Auftrag abgeschlossen, lassen sich alle zugehörigen Protokolle gesammelt als ZIP-Datei herunterladen, etwa um sie an einen Kunden weiterzugeben oder in der eigenen Dokumentenablage zu sichern.

Häufige Fragen

Muss ich für jede einzelne Prüfung einen eigenen Auftrag anlegen?

Nein. Ein Prüfauftrag bündelt üblicherweise mehrere Betriebsmittel und kann auch mehrere Prüfer gleichzeitig einbinden. Soll dagegen nur ein einzelnes Gerät außer der Reihe geprüft werden, gibt es dafür, sofern im Unternehmen freigeschaltet, eine Ad-hoc-Prüfung direkt über die öffentliche Ansicht des Betriebsmittels, ganz ohne vorher einen kompletten Auftrag anzulegen.

Was, wenn an einem Gerät mehrere Prüfvorlagen infrage kommen?

An vielen Geräten hängen unterschiedliche Prüfarten mit eigenen Intervallen, etwa eine vierteljährliche Sichtprüfung und eine Rissprüfung alle drei Jahre. Der Prüf-Assistent zeigt vor der Checkliste deshalb die zurückliegenden Prüfungen mit Datum und Ergebnis, sodass die passende Vorlage bewusst gewählt wird, statt zu raten, welche heute an der Reihe ist.

Kann ein Prüfer vor Ort auch ein Gerät prüfen, das noch nicht im System steht?

Ja. Taucht bei einem Kundeneinsatz ein bislang unerfasstes Gerät auf, lässt es sich direkt aus dem laufenden Prüfauftrag heraus anlegen und im gleichen Arbeitsschritt prüfen. Vorausgesetzt ist eine bestätigte Zusammenarbeit mit dem jeweiligen Kunden.

Vom Auftrag zum verlässlichen Protokoll

Wer Prüfungen über einen Prüfauftrag statt über Zuruf organisiert, gewinnt an zwei Stellen: Die Terminplanung wird sichtbar und kollisionsfrei, und jede Prüfung endet automatisch in einem vollständigen, unterschriebenen Protokoll statt in losen Zetteln.