Prüffristen verwalten ohne Excel

Die Tabelle heißt „Prüfungen_2024_final_v3.xlsx“, hat vierzehn Spalten und kennt jedes Gerät im Haus. Was sie nicht kennt, ist das Datum. Irgendwo zwischen Zeile 180 und 260 steht eine Leiter, deren Prüfung seit fünf Wochen abgelaufen ist, und niemand hat es bemerkt, weil niemand die Spalte „nächste Prüfung“ sortiert hat. Wer Prüffristen verwalten muss, kennt diesen Moment: Es fehlt nicht an Daten, es fehlt an einem System, das von sich aus meldet, wenn etwas fällig wird.

Dieser Artikel richtet sich an alle, die einen eigenen Bestand prüfpflichtiger Betriebsmittel verantworten, vom Ein-Standort-Betrieb bis zum Werk mit mehreren Hallen.

Prüffristen verwalten in Excel: warum es regelmäßig schiefgeht

Eine Tabelle ist ein hervorragendes Werkzeug, um Dinge aufzuschreiben. Sie ist ein schlechtes Werkzeug, um Dinge zu überwachen. Vier Gründe dafür tauchen in der Praxis immer wieder auf.

Die Tabelle rechnet nicht mit. Ein Prüfintervall ist keine feste Kalenderangabe, sondern eine Rechenaufgabe: letztes Prüfdatum plus Intervall. Wird die Prüfung zwei Wochen später durchgeführt als geplant, verschiebt sich der Folgetermin mit. In Excel muss jemand daran denken und das Datum in der Nachbarspalte anpassen. Passiert das nicht, stimmt die ganze Spalte nicht mehr.

Niemand ist zuständig für das Hinsehen. Eine Datei meldet sich nicht. Sie liegt auf dem Laufwerk und wartet darauf, dass jemand sie öffnet. Solange nichts passiert, kostet das Nichtöffnen nichts, und genau deshalb passiert es.

Kopien vermehren sich. Sobald zwei Personen an derselben Liste arbeiten, gibt es zwei Wahrheiten. Die eine hat den Feuerlöscher im Nebenlager schon nachgetragen, die andere nicht.

Die Liste kennt nur Termine, keine Belege. Auch wenn jede Frist gepflegt ist, steht dort nur ein Datum. Wer geprüft hat, was auffiel und ob der Mangel behoben wurde, liegt in einem Ordner im Regal oder als PDF-Sammlung auf einem Laufwerk, ohne Verbindung zur Zeile in der Tabelle.

Wie eine Prüffrist entsteht: Intervall, Prüfdatum, Gültigkeit

Bevor Software helfen kann, lohnt es sich, den Mechanismus sauber zu trennen. Eine Prüffrist besteht aus drei Bausteinen, und jeder gehört an eine andere Stelle.

Das Intervall gehört zur Prüfung, nicht zum Gerät. Wie oft ein Gerätetyp geprüft werden muss, ergibt sich aus der Art der Prüfung und der zugrunde liegenden Norm oder Richtlinie. In Lizard steht dieses Intervall deshalb in der Prüfvorlage, also in der Checkliste, nach der geprüft wird: ein Standardwert in Monaten, zum Beispiel zwölf. Ändert sich die Regel, änderst du sie einmal an der Vorlage statt an dreihundert Geräten.

Das Prüfdatum entsteht bei der Prüfung. Es ist der Tag, an dem tatsächlich geprüft wurde. Nicht der geplante, sondern der echte.

Die Gültigkeit ist das Ergebnis. Aus Prüfdatum plus Intervall ergibt sich, bis wann die Prüfung gilt. In der Übersicht der Prüfergebnisse ist das die Spalte Gültig bis, und sie färbt sich rot, sobald das Datum überschritten ist. Zusätzlich trägt jedes Betriebsmittel einen Status: betriebsbereit, defekt oder Prüfung überfällig.

Der entscheidende Unterschied zur Tabelle: Diese Rechnung macht niemand von Hand. Sie fällt als Nebenprodukt der Prüfung an. Wer die Prüfung abschließt, hat die nächste Frist damit schon gesetzt.

Damit das trägt, braucht jedes Gerät eine Prüfkategorie und eine hinterlegte Norm oder Richtlinie. Diese Zuordnung ist der eigentliche Aufwand bei der Einführung, und sie ist einmalig. Alles Weitere hängt daran.

Wie behalte ich alle Prüftermine im Blick?

Das ist die Frage, um die es eigentlich geht, und die Antwort besteht aus drei Ebenen, die unterschiedlich viel Aufmerksamkeit kosten.

Ebene eins: der Blick nach dem Login

Nach der Anmeldung steht der Zustand des Bestands oben auf dem Dashboard: die Gesamtzahl der Betriebsmittel, die in den nächsten 30 Tagen fällig werdenden Prüfungen und der Anteil je Status. Ein Klick auf eine dieser Kacheln öffnet die Betriebsmittel-Liste, bereits gefiltert auf genau diesen Ausschnitt. Darunter verteilt ein Diagramm den Bestand nach Prüfkategorie, ein zweites zeigt, wie sich die anstehenden Prüfungen über die kommenden Wochen verteilen. Das ist die eigentliche Planungsgrundlage: nicht nur, wie viel fällig ist, sondern wann es sich staut.

Über die Filterleiste am oberen Rand lässt sich das ganze Dashboard eingrenzen, etwa auf einen Standort. Standorte lassen sich dabei ineinander verschachteln, von der Niederlassung über die Halle bis zur Regalreihe. Wählst du eine übergeordnete Ebene, zählen alle darunterliegenden mit. Aus „wie viel ist offen?“ wird so „wie viel ist in Werk Nord offen?“, ohne dass jemand eine zweite Liste pflegt.

Welche Kacheln und Diagramme zu sehen sind und in welcher Reihenfolge, entscheidet jeder Benutzer für sich. Die Anordnung gilt geräteübergreifend, am Notebook wie auf dem Tablet.

Ebene zwei: die gezielte Suche

Für die konkrete Planung reicht der Überblick nicht, da braucht es Listen. In den Prüfergebnissen filterst du nach Gültig bis und bekommst genau die Prüfungen, die demnächst ablaufen. Kombiniert mit Standort, Prüfkategorie oder Verantwortlichem entsteht daraus die Arbeitsliste für den nächsten Prüfrundgang: alle Leitern in Halle 3, die im Oktober fällig werden.

Ebene drei: die Erinnerung, ohne nachzuschauen

Beide Wege setzen voraus, dass jemand hinsieht. Deshalb gibt es die Benachrichtigung Prüffällige Betriebsmittel. Lizard prüft einmal täglich, welche Geräte demnächst fällig werden. Rutschen dabei neue Geräte in das Fälligkeitsfenster, geht eine Sammel-E-Mail raus, die daran erinnert, in die Prüftermine zu schauen.

Wichtig ist, was dabei nicht passiert. Die Mail kommt nur bei einer echten Veränderung. Läuft die tägliche Kontrolle, ohne dass ein Gerät neu fällig wird, bleibt das Postfach still, auch wenn weiterhin fällige Geräte im Bestand stehen. Das ist der Unterschied zwischen einer Meldung und einem täglichen Kontoauszug: Nur die Veränderung ist eine Nachricht wert, alles andere trainiert einem das Wegklicken an.

Alle Benachrichtigungen sind ab Werk deaktiviert. Du schaltest im persönlichen Profil ein, worüber du informiert werden willst, und jederzeit wieder aus.

Ein Detail am Rande, das mit Sicherheit zu tun hat: Diese E-Mails enthalten bewusst keinen Login-Link, keinen Button und keine Gerätedetails. Du meldest dich wie gewohnt über deinen bekannten Zugang an. Eine echte Lizard-Mail fordert nie zum Login auf und fragt nie nach Zugangsdaten.

Vom Termin zum Nachweis: was bei einem Audit zählt

Fristen im Griff zu haben ist die eine Hälfte. Die andere zeigt sich, wenn die Berufsgenossenschaft nachfragt oder nach einem Vorfall rekonstruiert werden muss, in welchem Zustand ein Gerät war. Dann reicht kein Datum, dann braucht es einen Beleg.

Jede abgeschlossene Prüfung erzeugt automatisch ein PDF-Prüfprotokoll mit den Stammdaten des Geräts, der abgearbeiteten Checkliste, den Fotos der Mängel und den Unterschriften. Es wird revisionssicher am digitalen Zwilling des Geräts archiviert und ist jederzeit abrufbar. Die Prüfhistorie am Betriebsmittel beantwortet damit Jahre später drei Fragen, die eine Tabelle nie beantworten könnte: Wer hat wann geprüft? Was wurde damals bemängelt? Wie sah der Schaden auf dem Foto aus?

Für ein Audit brauchst du selten ein einzelnes Protokoll, sondern viele auf einmal. Dafür markierst du die betreffenden Prüfergebnisse und lässt sie als ZIP-Datei bündeln. Der Download steht 24 Stunden bereit; danach startest du den Export bei Bedarf einfach neu.

Weiterführend in der Dokumentation:

• Prüfergebnisse und Berichte mit allen Spalten, Filtern und dem Protokoll-Export
• Das Dashboard lesen und anpassen für den Einstieg als Betreiber
• Benachrichtigungen im persönlichen Profil
• Im Video: Wie nutze ich das Dashboard?

Häufige Fragen

Was passiert, wenn eine Prüfung später durchgeführt wird als geplant?

Die neue Gültigkeit rechnet sich vom tatsächlichen Prüfdatum aus, nicht vom geplanten. Wird eine Prüfung mit zwei Wochen Verzug durchgeführt, verschiebt sich der Folgetermin entsprechend mit. Genau dieses Mitwandern ist in einer Tabelle die häufigste Fehlerquelle.

Kann ich unterschiedliche Prüfintervalle für verschiedene Gerätetypen abbilden?

Ja. Das Intervall hängt an der Prüfvorlage, und Prüfvorlagen sind mit Prüfkategorien verknüpft. Leitern, Elektrogeräte und Feuerlöscher bekommen also ihre eigenen Vorlagen mit eigenen Intervallen und eigenen Fragenkatalogen.

Bekomme ich jeden Tag eine E-Mail, wenn Geräte überfällig sind?

Nein. Die Benachrichtigung meldet ausschließlich die Veränderung, also Geräte, die neu in das Fälligkeitsfenster rutschen. Bleibt der Stand gleich, kommt keine Mail.

Wir prüfen teilweise selbst und lassen teilweise extern prüfen. Bricht das den Überblick?

Nein, sofern beide Seiten auf demselben Bestand arbeiten. Über eine Zusammenarbeit gibst du einem Prüfdienstleister genau die Geräte frei, um die es geht. Dessen Ergebnisse landen an denselben Betriebsmitteln und rechnen dieselben Fristen fort wie deine eigenen Prüfungen.

Aus einer Liste wird ein Zustand

Der Unterschied zwischen einer gepflegten Tabelle und einem System ist nicht die Menge der Daten, sondern die Richtung. In der Tabelle musst du fragen, um etwas zu erfahren. Im System meldet sich der Bestand, wenn sich etwas ändert, und liefert auf Nachfrage den Beleg gleich mit. Für die tägliche Arbeit heißt das: weniger Suchen, weniger Nachrechnen und deutlich ruhigere Wochen vor einem Audit.

• Für Betreiber: Lizard für Betreiber
• Für Prüfdienstleister: Lizard für Prüfdienstleister

Essential, das Einstiegspaket von Lizard, ist für bis zu 50 Betriebsmittel dauerhaft kostenlos, ohne Testphase mit Ablaufdatum.