30. September 2026

Prüfbericht gestalten ohne Leerseiten

Vom Prüftag bleibt beim Kunden ein PDF übrig. Wie aus einer Textvorlage ein Bericht wird, der ohne Leerseiten auskommt, den Standort korrekt ausgibt und sich auf viele Prüfvorlagen gleichzeitig übertragen lässt.

Von einem ganzen Prüftag bleibt beim Kunden am Ende ein PDF übrig. Er hat die Prüfung nicht gesehen, kennt die Checkliste nicht und wird die Software nie öffnen. Was er beurteilt, ist der Bericht. Wer einen Prüfbericht gestalten will, arbeitet deshalb nicht an einer Formalie, sondern am einzigen Teil der Leistung, den der Auftraggeber wirklich in der Hand hält.

Dieser Artikel richtet sich vor allem an Prüfdienstleister, deren Berichte beim Kunden landen. Für Betreiber, die intern dokumentieren und den Bericht im Audit vorlegen, gilt dasselbe Handwerk.

Warum das Berichtslayout mehr ist als Kosmetik

Drei Ärgernisse tauchen bei selbst gebauten Berichten immer wieder auf, und alle drei kosten Glaubwürdigkeit.

Leerseiten. Ein Block für Fotos, der bei dieser Prüfung leer bleibt, hinterlässt im PDF eine halbe oder ganze Seite Nichts. Der Empfänger sucht dann nach dem, was dort fehlt, und findet nichts, weil nie etwas da war.

Uneinheitliche Berichte. Wenn jede Prüfvorlage ihr eigenes Layout mitbringt, bekommt derselbe Kunde für seine Leitern ein anderes Dokument als für seine Elektrogeräte. Das sieht nicht nach Sorgfalt aus, sondern nach Zufall.

Fehlender Kontext. Ein Bericht, der Gerät und Ergebnis nennt, aber nicht sagt, nach welcher Vorlage und in welchem Intervall geprüft wurde, ist Monate später schwer einzuordnen. Genau diese Angaben werden beim Erstellen am häufigsten vergessen, weil sie beim Schreiben selbstverständlich wirken.

Prüfbericht gestalten: Textvorlage, Inhalt, Platzhalter

Das Layout entsteht an zwei Orten, die zusammenspielen. Unter Textvorlagen liegen die wiederkehrenden Texte und Dokumentgerüste deines Hauses, jeweils mit einer Kategorie, die bestimmt, wo die Vorlage später auftaucht. In der Prüfvorlage wählst du im Bereich Prüfergebnis die Textvorlage aus, die das Layout liefert, und ergänzt im Feld Inhalt den eigentlichen Text.

Beim Bearbeiten einer Textvorlage lohnt sich der Knopf Vorschau öffnen. Er zeigt das Dokument als PDF in einem neuen Tab, und zwar mit Beispieldaten in allen Platzhaltern und mit allen Dokumentenblöcken wie Unterschriften, Prüffragen und Fotos. Du siehst also das fertige Ergebnis, ohne eine echte Prüfung dafür zu verbrauchen. Enthält deine Vorlage Tabellen, kannst du die Spaltenbreiten im Editor einstellen, und die Druckausgabe hält sich daran.

Die dynamischen Werte kommen über Platzhalter ins Dokument, die beim Drucken durch die echten Angaben ersetzt werden. Neben den Angaben zu Gerät, Auftrag und Prüfung stehen unter anderem zur Verfügung:

unternehmen-ort für den Ort deines Unternehmens,
pruefvorlage-name, pruefvorlage-intervall und pruefvorlage-kategorie für die Einordnung der Prüfung,
betriebsmittel-standort für den Standort des geprüften Geräts.

Beim Standort lohnt ein genauer Blick, weil hier zwei Dinge leicht verwechselt werden. Der Platzhalter für den Betriebsmittel-Standort gibt den vollständigen Pfad über alle übergeordneten Ebenen aus, also etwa Werk Nord / Halle 2 / Raum 5. Die Platzhalter für den Auftragsstandort meinen dagegen den Einsatzort des Prüfauftrags, also die Adresse, zu der du gefahren bist. Ein Prüfauftrag kann Geräte an mehreren Standorten enthalten, deshalb gibt es den Geräte-Standort nur auf Ebene der Prüfvorlage.

Ein Hinweis, der in der Praxis Zeit spart: Bestehende Vorlagen ändern sich nicht von selbst, wenn neue Platzhalter dazukommen. Du fügst sie einmal an der gewünschten Stelle ein.

Abschnitte: der Hebel gegen Leerseiten

Im Editor des Feldes Inhalt gliederst du den Bericht in Abschnitte. Ein Abschnitt ist ein eigener Container mit eigenen Layout- und Druckregeln, den du über den Knopf „Abschnitt“ in der Werkzeugleiste einfügst und dann wie gewohnt befüllst. Oben am Abschnitt zeigen kleine Chips, welche Einstellungen gerade aktiv sind.

Fünf Einstellungen stehen pro Abschnitt zur Verfügung:

Spalten. Inhalt ein-, zwei- oder dreispaltig anordnen. Stammdatenblöcke gewinnen dadurch enorm, weil aus zwanzig kurzen Zeilen zwei kompakte Spalten werden.
Auf neuer Seite beginnen. Erzwingt vor dem Abschnitt einen Seitenumbruch, etwa vor der Mängelliste.
Ausblenden, wenn leer. Entfernt den Abschnitt aus dem PDF, wenn er keinen sichtbaren Inhalt hat. Das ist die Einstellung gegen Leerseiten, und sie ist ab Werk aktiv.
Rahmen anzeigen. Zeichnet eine Umrandung, sinnvoll für Hinweisblöcke.
Zusammenhalten. Hält den Abschnitt zusammen, statt ihn über zwei Seiten zu trennen, sofern er auf eine Seite passt.

Die dritte Einstellung ist die wichtigste, und sie wirkt gründlicher, als man erwartet: Bleibt ein Abschnitt im fertigen Bericht inhaltslos, entfernt Lizard ihn komplett, inklusive eines darin gesetzten Seitenumbruchs. Ein Abschnitt, der nur ein Leerzeichen enthält, gilt dabei ebenfalls als leer. Die Regel lautet also: Alles, was dynamisch gefüllt wird und mal leer bleiben kann, gehört in einen eigenen Abschnitt mit dieser Einstellung.

Skizze und Mängelliste an die richtige Stelle setzen

Für Prüfungen an komplexen Geräten gibt es im Layout zwei zusätzliche Bausteine: Skizze und Mängelliste. Die Skizze gibt die während der Prüfung erfasste Zeichnung samt eingezeichneter Mängel aus, die Mängelliste die dazugehörige Tabelle. Beide platzierst du frei, direkt hintereinander, auf einer eigenen Seite oder eingebettet zwischen anderen Inhalten.

Der Vorteil liegt in der Zuordnung. Jeder Mangel ist ein eigener Datensatz mit Beschreibung, Schweregrad, Status, Empfehlung und Frist und trägt eine automatisch vergebene Nummer. Der Marker im Bild trägt dieselbe Nummer wie die Zeile in der Tabelle, sodass niemand raten muss, welcher Eintrag zu welcher Stelle gehört.

Die beiden Bausteine füllen sich nur, wenn in der Prüfvorlage der Schritt für Skizzen und Mängel aktiviert ist und der Prüfer eine Skizze angelegt hat. Bei allen anderen Prüfungen bleiben sie leer, und genau deshalb gehören sie in einen Abschnitt mit „Ausblenden, wenn leer“.

Ein Layout, viele Prüfvorlagen

Wer zwanzig Prüfvorlagen hat, will das Layout nicht zwanzigmal bauen. Dafür gibt es die Mehrfachaktion Layout übernehmen. Du markierst die betroffenen Vorlagen in der Liste, wählst eine Master-Vorlage als Vorbild und bestätigst das Überschreiben.

Wichtig ist, was dabei nicht passiert: Name, Norm, Intervall und Kategorie der Zielvorlagen bleiben unverändert. Ersetzt wird ausschließlich das Berichtslayout. Und falls doch etwas schiefgeht, bleibt das bisherige Layout jeder betroffenen Vorlage über den Verlauf wiederherstellbar. Die Aktion setzt die Berechtigung für Prüfvorlagen voraus.

Ein pragmatischer Weg für den Anfang: Baue eine einzige Vorlage sauber aus, prüfe sie über die PDF-Vorschau, und verteile sie dann. Danach unterscheiden sich deine Berichte nur noch dort, wo sie sich fachlich unterscheiden sollen.

Weiterführend in der Dokumentation:

Häufige Fragen

Wie vermeide ich Leerseiten im Prüfbericht?

Indem jeder dynamisch gefüllte Block in einem eigenen Abschnitt liegt und dort die Einstellung „Ausblenden, wenn leer“ aktiv ist. Bleibt der Block bei einer Prüfung leer, verschwindet der ganze Abschnitt aus dem PDF, samt eines darin gesetzten Seitenumbruchs.

Kann ich das Layout ändern, ohne alte Berichte zu verändern?

Ja. Ein einmal erzeugtes Prüfprotokoll ist ein archiviertes Dokument und bleibt so, wie es am Prüftag entstanden ist. Änderungen am Layout wirken auf künftige Prüfungen.

Wie sehe ich das Ergebnis, ohne eine echte Prüfung durchzuführen?

Über die PDF-Vorschau beim Bearbeiten der Textvorlage. Sie füllt alle Platzhalter mit Beispieldaten und zeigt auch Unterschriften, Prüffragen und Fotos an der Stelle, an der sie später stehen.

Warum steht auf dem Bericht ein anderer Standort, als ich erwartet habe?

Vermutlich sind Geräte- und Auftragsstandort verwechselt. Der Geräte-Standort ist der Ort, an dem das Betriebsmittel geführt wird, und er wird als vollständiger Pfad ausgegeben. Der Auftragsstandort ist der Einsatzort der Prüfung.

Der Bericht ist das Produkt

Prüfen ist die Arbeit, der Bericht ist das Ergebnis. Ein sauber gebautes Layout kostet einmal einen Nachmittag und zahlt danach bei jedem einzelnen Protokoll ein: keine Leerseiten, dieselbe Handschrift über alle Prüfarten hinweg und alle Angaben, die jemand in zwei Jahren braucht, um das Dokument ohne Rückfrage zu verstehen.