Kunden anbinden, die selbst keine Software haben

Ein Prüfdienstleister betreut einen Metallbaubetrieb mit rund dreihundert Anschlagmitteln. Einmal im Jahr kommt das Team, prüft zwei Tage lang und hinterlässt einen Ordner mit Protokollen. Vier Wochen später ruft der Sicherheitsbeauftragte an: Die Berufsgenossenschaft war da und wollte wissen, welche Ketten im Mai getauscht wurden. Der Ordner liegt im Büro des Werkleiters, der ist im Urlaub, und die Kopie beim Dienstleister ist genau deshalb die einzige Quelle, die noch antwortet. Wer als Dienstleister Prüfsoftware für Kunden bereitstellen kann, löst dieses Problem an der Wurzel: Die Nachweise liegen dort, wo sie gebraucht werden.

Dieser Artikel richtet sich an Prüfdienstleister, die für Kunden prüfen, die selbst keine Verwaltungssoftware einführen wollen. Und das sind die meisten.

Warum die Prüfnachweise beim Kunden liegen müssen

Der Betrieb, dem die Geräte gehören, muss im Ernstfall zeigen können, dass sie geprüft sind. Nicht der Dienstleister. Das klingt nach einer Formalie, hat aber im Alltag drei sehr konkrete Folgen.

Der Kunde fragt dich, was er selbst wissen müsste. Jede Nachfrage nach einem Protokoll, einer Frist oder einem ausgetauschten Gerät ist Arbeit, die niemand bezahlt. Sie fällt an, weil die Information nur bei dir liegt.

Zwischen zwei Prüfterminen weiß niemand etwas. Kommt ein neues Gerät in den Betrieb oder wird eines ausgemustert, erfährst du es beim nächsten Besuch. Bis dahin ist deine Liste falsch, und der Kunde weiß nicht, dass sie es ist.

Die Nachweise altern im Ordner. Ein PDF im Postfach ist kein Bestand. Es sagt nichts darüber, was als Nächstes fällig ist, und es meldet sich nicht, wenn eine Frist abläuft.

Das Ziel ist deshalb nicht, dem Kunden Software zu verkaufen, sondern ihm seinen eigenen Datenbestand zu geben und die Rückfragen loszuwerden.

Prüfsoftware für Kunden bereitstellen: drei Wege

Es gibt drei Möglichkeiten, und sie unterscheiden sich vor allem darin, wer sich um was kümmert.

Der Kunde führt selbst etwas ein. Sauber, aber unrealistisch für den Handwerksbetrieb mit fünfzehn Mitarbeitern. Er hat kein Budget für Software, die er zweimal im Jahr anfasst, und niemanden, der sie pflegt.

Beide Seiten arbeiten in ihrem eigenen System und teilen Daten. Das ist der Normalfall bei größeren Kunden. In Lizard heißt das Zusammenarbeit: Der Betreiber gibt Betriebsmittel für den Dienstleister frei, der prüft sie in seinem Zugang, und die Ergebnisse stehen sofort auf beiden Seiten. Voraussetzung ist, dass der Kunde selbst mit Lizard arbeitet.

Du richtest den Bereich für den Kunden ein. Genau dafür gibt es den Gastzugang. Du betreibst Lizard, legst darin einen eigenen, abgetrennten Bereich für das Kundenunternehmen an und gibst ihm einen Login. Der Kunde braucht dafür keine eigene Software, keinen eigenen Vertrag und muss nichts installieren. Ein Browser genügt.

Technisch steckt dahinter eine Partner-Lizenz: Du gibst einen Teil deines eigenen Betriebsmittel-Kontingents an das Kundenunternehmen weiter. Deine Lizenz wird zur Master-Lizenz, die des Kunden zur Kind-Lizenz darunter. Die Funktion hängt an einer eigenen Berechtigung und ist nicht in jedem Software-Paket enthalten; was das jeweilige Paket mitbringt, steht in der Lizenzübersicht der Dokumentation.

Was der Kunde in seinem Bereich sieht

Der Gastzugang ist bewusst schmal. Der Kunde soll nicht Lizard lernen, er soll seinen Bestand sehen. Typischerweise sind das vier Menüpunkte:

• Dashboard mit der Zahl seiner Geräte, den Prüfungen, die in den nächsten dreißig Tagen fällig werden, und dem Anteil betriebsbereiter Geräte.
• Betriebsmittel mit allen Stammdaten, Eigenschaften und der kompletten Historie je Gerät.
• Prüfergebnisse mit jedem Prüfdatum, der Gültigkeit, dem Namen des Prüfers und dem PDF-Protokoll zum Herunterladen.
• Hilfe als Verweis auf die Dokumentation.

Was er darin tun darf, entscheidest du über seine Rolle. Ein Gastzugang darf in der Regel Angaben wie Standort oder Verantwortlichen anpassen und Geräte archivieren, aber nicht löschen. Das Recht zum Löschen ist ein eigenes, und Gastzugänge bekommen es üblicherweise nicht. Die Funktion ist dann gar nicht erst sichtbar, und die Dokumentation bleibt lückenlos.

Der Bereich des Kunden ist von den Daten anderer Kunden getrennt. Er sieht ausschließlich die Betriebsmittel und Prüfergebnisse seines eigenen Unternehmens. Für dich als Dienstleister ist das die Bedingung, unter der das Ganze überhaupt funktioniert: Du verwaltest viele Kunden in einem System, ohne dass einer von ihnen jemals den Bestand eines anderen sieht.

Was beim Einrichten eines Kundenbereichs passiert

Der Aufwand für einen neuen Kundenzugang ist ein Dialog. Du trägst Name, Anschrift und E-Mail-Adresse des Kundenunternehmens ein, wählst dessen Rolle und legst fest, wie viele Betriebsmittel er nutzen darf. Danach entsteht automatisch:

• ein eigenes Unternehmen mit eigener Lizenz und den Funktionen deiner Master-Lizenz,
• eigene Nummernkreise für Betriebsmittel und Prüfaufträge,
• ein Standard-Standort, damit sofort Geräte angelegt werden können,
• dein eigener Zugang auf diesen Bereich, denn du sollst ja darin arbeiten.

Zwei Schalter im selben Dialog nehmen dir die Nacharbeit ab. Kategorien übernehmen kopiert deine Prüfkategorien samt Eigenschaften in den neuen Bereich, sodass dort dieselbe Struktur gilt wie bei dir. Zusammenarbeit anlegen verknüpft beide Seiten sofort miteinander, ohne den Umweg über eine Einladungs-Mail.

Sollen Kollegen ebenfalls in dem Kundenbereich arbeiten, wählst du sie direkt beim Anlegen aus. Jeder bekommt einen eigenen Zugang und eine Mail mit seinem Login-Link. Später kannst du im Bearbeiten-Dialog Kollegen aufschalten oder abklemmen; ein Verlauf zeigt, wer wann welchen Zugang eingerichtet hat. Dich selbst kannst du dabei nicht entfernen, sonst würdest du dich aus dem Bereich aussperren.

Das Kontingent im Blick behalten

Dein Gesamtkontingent verteilt sich auf drei Töpfe: die Geräte, die dir selbst gehören, die Kontingente, die du an Kundenbereiche vergeben hast, und den Rest, der noch frei ist. Die Rechnung ist genau so schlicht, wie sie klingt:

Verfügbar = Gesamtkontingent minus eigene aktive Betriebsmittel minus das, was an Kundenbereiche vergeben ist.

Zwei Dinge machen das im Alltag beweglich. Das Kontingent eines Kunden lässt sich nachträglich anpassen, nach oben begrenzt durch dein freies Kontingent, nach unten durch die Geräte, die der Kunde bereits aktiv nutzt. Und stornierte Kundenlizenzen geben ihren Anteil automatisch zurück, sobald sie nicht mehr aktiv sind.

Damit die Strukturen nicht auseinanderlaufen

Der Fehler, der sich erst nach einem Jahr zeigt: Du kopierst beim Anlegen deine Kategorien in den Kundenbereich, änderst danach bei dir eine Prüfkategorie oder ergänzt eine Eigenschaft, und beim Kunden bleibt der alte Stand stehen. Zwei Jahre später hat jeder Kundenbereich seine eigene Version deiner Struktur, und deine Auswertungen über alle Kunden hinweg stimmen nicht mehr.

Dagegen gibt es je Kundenlizenz eine Synchronisierung, die deine Struktur kontrolliert in den Kundenbereich nachzieht. Kontrolliert heißt: Du entscheidest getrennt, ob fehlende Einträge angelegt, vorhandene aktualisiert und verwaiste aufgelöst oder gelöscht werden sollen. Und du siehst vorher eine Vorschau, was der Lauf tun würde, bevor irgendetwas geschrieben wird.

Als Faustregel: Struktur gehört zu dir, Inhalte gehören dem Kunden. Kategorien, Eigenschaften und Prüfvorlagen pflegst du einmal und ziehst sie nach. Geräte, Standorte und Prüfergebnisse leben im Bereich des Kunden.

Häufige Fragen

Braucht mein Kunde einen eigenen Vertrag für die Software?

Nein. Beim Gastzugang läuft die Lizenz für seine Betriebsmittel über dich. Der Kunde bekommt einen Login und arbeitet im Browser, ohne selbst etwas zu beschaffen oder zu installieren.

Sieht ein Kunde die Daten meiner anderen Kunden?

Nein. Jeder Kundenbereich ist ein eigenes Unternehmen im System mit eigenen Nummernkreisen. Ein Gastzugang sieht ausschließlich die Betriebsmittel und Prüfergebnisse seines eigenen Unternehmens.

Was passiert mit den Daten, wenn der Kunde uns nicht mehr beauftragt?

Der Kundenbereich hängt an deinem Vertrag. Endet er, verlieren die Kundenbereiche darunter ebenfalls den Zugang, und Lizard weist sie darauf hin, dass sie ihre Daten mit einem eigenen Vertrag weiternutzen können. Für den Kunden ist der Wechsel damit ein Vertragswechsel und kein Datenverlust. Wer sauber trennen will, spricht das beim Einrichten an, statt es im Streitfall zu klären.

Kann der Kunde selbst Geräte anlegen?

Ja, wenn du ihm das Recht dazu gibst. In der Praxis ist die Mischform üblich: Du legst den Bestand beim ersten Termin an, der Kunde ergänzt Neuzugänge selbst und meldet Ausmusterungen, indem er sie archiviert.

Lohnt sich das auch bei kleinen Kunden?

Der Aufwand für einen zusätzlichen Kundenbereich ist ein ausgefüllter Dialog. Die Frage ist deshalb weniger die Größe des Kunden als die Zahl der Rückfragen, die er dir im Jahr schickt.

Aus dem Ordner wird ein Bestand, der dem Kunden gehört

Wenn der Kunde seinen eigenen Bereich hat, verschwinden drei Dinge aus deinem Alltag: die Excel-Liste, die vor jedem Termin abgeglichen wird, die Rückfragen nach alten Protokollen, und die Unsicherheit, ob dein Bestand noch dem entspricht, was tatsächlich in der Halle steht. Der Kunde bekommt dafür einen aktuellen Nachweis über seine Geräte, jederzeit abrufbar, auch wenn der Werkleiter im Urlaub ist. Das ist Service, der sich nicht in Stunden abrechnen lässt und trotzdem verkauft.

Wie du Partner und Kundenbereiche in Lizard anlegst und pflegst, zeigen die Dokumentation zur Partner-Akte und die Seite für Gastnutzer, die du deinen Kunden direkt weiterreichen kannst. Wie die Verwaltung der Kundenlizenzen aussieht, zeigt das Video Wie verwalte ich Partner-Lizenzen?.

• Für Betreiber: Lizard für Betreiber
• Für Prüfdienstleister: Lizard für Prüfdienstleister

Der Einstieg kostet nichts: Das Essential-Paket ist dauerhaft kostenlos und deckt bis zu 50 Betriebsmittel ab. Damit richtest du deinen eigenen Zugang ein und siehst dir in Ruhe an, wie Betriebsmittel, Prüfvorlagen und Prüfergebnisse zusammenspielen, bevor du über Kundenbereiche nachdenkst.

Passend dazu

• Zusammenarbeit mit Prüfdienstleistern ohne Excel-Listen — wie es läuft, wenn der Kunde selbst mit Lizard arbeitet und ihr den Bestand teilt.
• Rollen und Rechte vergeben: wer darf im Prüfbetrieb was — was ein Kunde in seinem Gastzugang sieht und wie du das über seine Rolle festlegst.