27. August 2026

Prüfsoftware einführen: sechs Schritte

Neues System, leerer Bildschirm, und womit fängt man an? Sechs Schritte, die verhindern, dass der Bestand ein halbes Jahr später neu sortiert werden muss.

Die Entscheidung steht: Die Excel-Liste mit den prüfpflichtigen Leitern, Regalen und Feuerlöschern soll durch eine richtige Prüfsoftware ersetzt werden. Und dann die Ernüchterung: ein leeres System, ein Login-Bildschirm und die Frage, womit man eigentlich anfangen soll. Legt man erst mal alle Geräte an, so wie sie in der alten Liste stehen? Oder fehlt da noch etwas?

Diese Frage stellt sich unabhängig davon, ob am Ende der eigene Bestand verwaltet oder für Kunden geprüft wird. Beide Rollen, Betreiber wie Prüfdienstleister, profitieren von derselben Grundregel: Erst die Struktur, dann die Daten.

Warum „einfach mal alle Geräte eintippen“ selten gut geht

Der naheliegendste erste Schritt ist, sofort mit dem Anlegen einzelner Betriebsmittel zu beginnen. Genau das führt fast immer zu Nacharbeit. Ohne vorher definierte Standorte landen Geräte an irgendeinem Ort, den man später wieder umsortieren muss. Ohne passende Kategorien fehlen die richtigen Eingabefelder: Ein Feuerlöscher braucht andere Angaben als ein Fahrzeug oder ein Aufzug, und wer diese Struktur erst nachträglich baut, muss bereits erfasste Geräte händisch nachpflegen. Die Reihenfolge, in der ein System eingerichtet wird, entscheidet also darüber, wie viel Aufwand später für Korrekturen anfällt.

Der Lösungsweg: erst Struktur, dann Inventar, dann Team

Für Betreiber: vom leeren System zum vollständigen Bestand

Wer eigene Betriebsmittel verwaltet, arbeitet sich sinnvollerweise in dieser Reihenfolge vor:

Standorte pflegen. Bevor ein einziges Gerät angelegt wird, lohnt sich eine saubere Standort-Struktur: Niederlassungen, Hallen, auch Fahrzeuge lassen sich als Standort führen. Standorte können ineinander verschachtelt werden (Niederlassung → Halle → Regalreihe), was spätere Auswertungen wie „alle fälligen Geräte in Halle 3“ erst möglich macht.

Kategorien prüfen und anpassen. Ein System wie Lizard bringt bereits vordefinierte Kategorien mit. Trotzdem lohnt ein Blick, ob sie zum eigenen Gerätepark passen oder ob eigene Kategorien sinnvoll sind. Sie sind die Basis für spezifische Attribute und spätere Prüfvorlagen.

Attribute definieren. Jedes Betriebsmittel hat eigene Eigenschaften: Seriennummer, Tragkraft, Länge. Die Standard-Attribute reichen oft aus, lassen sich bei Bedarf aber erweitern.

Betriebsmittel anlegen. Erst jetzt folgt das eigentliche Inventar, entweder manuell für einzelne neue Geräte oder über einen Import für bestehende Listen. Wer schon eine gepflegte Excel-Tabelle hat, muss die Daten nicht von Hand nachtippen, sondern importiert sie in einem Rutsch.

Kollegen einladen. Damit das Team mitarbeiten kann, werden Benutzerkonten angelegt und über eine Rolle mit den passenden Rechten ausgestattet.

Dienstleister einbinden. Wird extern geprüft, wird eine Zusammenarbeit eingerichtet und genau die Betriebsmittel freigegeben, um die es geht. Der Dienstleister arbeitet dann direkt an den eigenen Geräten, ohne Excel-Listen per E-Mail.

Für Prüfdienstleister: erst das Team, dann die Vorlagen

Wer für andere Firmen prüft, hat einen anderen Schwerpunkt: Nicht der eigene Gerätebestand steht im Mittelpunkt, sondern die eigene Mannschaft und ein wiederholbarer Prüfablauf.

Mitarbeiter anlegen und Lizenzen zuweisen. Zuerst brauchen die eigenen Leute Zugang: Benutzerkonten anlegen, passende Lizenzen zuweisen (etwa für die mobile App im Außendienst oder das Web-Portal im Büro) und Rollen und Rechte festlegen.

Prüfvorlagen erstellen. Prüfvorlagen definieren, was und wie geprüft wird: Fragenkataloge je Gerätetyp, mögliche Mängel, verpflichtende Prüfschritte. Eine gute Vorlage spart den Technikern vor Ort viel Zeit und sichert gleichzeitig die Qualität der Prüfung.

Prüfungen durchführen. Sind Mitarbeiter ausgestattet und Vorlagen erstellt, kann es losgehen: über die mobile App oder das Web-Portal, mit Mängel-Dokumentation und automatisch erzeugtem Bericht.

Beide Wege laufen am Ende zusammen: Sobald ein Prüfdienstleister mit einem Kunden eine Zusammenarbeit einrichtet, arbeiten beide Seiten auf demselben Datenbestand. Der Dienstleister sieht die freigegebenen Geräte des Kunden, der Kunde sieht die Prüfergebnisse in Echtzeit.

Das Dashboard: der Überblick nach der Einrichtung

Ist die Struktur einmal gesetzt, zeigt sich der Nutzen sofort nach dem Login. Das Dashboard fasst oben die wichtigsten Kennzahlen zusammen: die Gesamtzahl der Betriebsmittel, die in den nächsten 30 Tagen fällig werdenden Prüfungen und den Anteil je Status. Ein Klick auf eine Kachel öffnet die passend gefilterte Betriebsmittel-Liste. Darunter zeigen Diagramme die Verteilung nach Prüfkategorie und den zeitlichen Verlauf anstehender Prüfungen.

Welche Kacheln und Diagramme angezeigt werden und in welcher Reihenfolge, lässt sich pro Benutzer frei einstellen. Die eigene Anordnung gilt dabei geräteübergreifend, sie findet sich also am Notebook genauso wieder wie auf dem Tablet vor Ort.

Häufige Fragen

Muss ich zuerst alle Standorte und Kategorien perfekt durchplanen, bevor ich anfange?

Nein, aber die grobe Struktur zuerst zu setzen erspart spätere Nacharbeit. Einzelne Kategorien oder Standorte lassen sich jederzeit ergänzen, ohne bestehende Daten zu gefährden.

Ich habe schon eine gepflegte Excel-Liste, muss ich alles neu eintippen?

Nein. Bestehende Listen lassen sich über einen Import-Assistenten in einem Rutsch einspielen, statt jedes Gerät einzeln von Hand anzulegen.

Was, wenn ich sowohl eigene Betriebsmittel besitze als auch für Kunden prüfe?

Dann kombinierst du beide Wege: Du richtest deinen eigenen Bestand nach dem Betreiber-Weg ein und deine Prüfabläufe nach dem Dienstleister-Weg. Beide Rollen laufen im selben Zugang zusammen.

Strukturiert starten statt nachträglich aufräumen

Wer erst die Struktur setzt und danach die Daten einträgt, spart sich das nachträgliche Umsortieren. Am Ende steht statt einer Excel-Liste, die niemand mehr ganz genau kennt, ein Dashboard, das auf einen Blick zeigt, wie es um den Bestand steht.