Den Prüfrundgang planen bevor du losgehst

Vierzig Geräte, sechs Hallen, ein Arbeitstag. Die Prüfliste steht auf dem Tablet, sortiert danach, wann jemand die Geräte angelegt hat. Halle 2, Halle 5, Verwaltung, zurück nach Halle 2. Am Abend sind dreißig Prüfungen erledigt und zehn offen, und die fehlende Stunde steckt nicht in den Prüfungen, sondern im Weg dazwischen. Wer einen Prüfrundgang planen will, arbeitet deshalb an zwei Fragen, die eine Geräteliste nicht beantwortet: In welcher Reihenfolge gehe ich die Orte ab, und wo genau steht das Gerät?

Der Artikel richtet sich an beide Seiten: an Prüfdienstleister, die fremde Betriebe abarbeiten, und an Betreiber, die ihre eigenen Geräte prüfen oder eine Prüfung begleiten.

Warum der Prüftag an der Laufzeit scheitert und nicht an der Prüfzeit

Ein Prüfrundgang wird planbar, sobald zwei Angaben am Gerät stehen: der Standort und das Datum der letzten Prüfung. Aus dem Standort entsteht die Reihenfolge der Orte, aus dem Prüfdatum die Reihenfolge innerhalb eines Ortes. Was den Prüftag sprengt, ist nämlich selten die Prüfzeit, sondern der Weg zwischen den Geräten.

Die eigentliche Prüfung ist gut kalkulierbar. Erfahrene Prüfer wissen ziemlich genau, wie lange eine Leiter, ein Anschlagmittel oder ein ortsveränderliches Elektrogerät dauert. Die Zeit dazwischen taucht dagegen in keiner Kalkulation auf, und sie geht auf drei Konten.

Die Liste kennt keinen Weg. Eine Geräteliste ist nach irgendetwas sortiert, nach Inventarnummer, nach Anlagedatum, nach Kategorie. Alle drei Reihenfolgen haben eines gemeinsam: Sie entsprechen nicht der Reihenfolge, in der die Geräte im Betrieb stehen. Wer die Liste von oben nach unten abarbeitet, läuft den Betrieb mehrfach ab.

Die Suchzeit vor Ort ist unsichtbar. „Steht in Halle 2“ ist eine korrekte Auskunft und trotzdem oft wertlos, wenn Halle 2 vierzig Meter lang ist. Bei einem Gerät fällt das nicht auf. Bei vierzig summiert sich das Suchen auf mehr Zeit als das Prüfen.

Der Rundgang steckt im Kopf einer Person. Solange derselbe Techniker seit Jahren denselben Betrieb betreut, funktioniert vieles ohne System. Er weiß, dass man erst ins Außenlager fährt, weil dort um zehn niemand mehr ist. Am ersten Krankheitstag ist dieses Wissen nicht verfügbar, und der Vertreter fängt bei null an.

Schritt eins: die Reihenfolge festlegen, bevor der erste Schritt getan ist

Der erste Hebel liegt im Prüfauftrag selbst, also in der Zusammenstellung aus Geräten, Terminen und zuständigen Prüfern, mit der eine Prüfung in Lizard geplant wird. In der Betriebsmittel-Liste eines Auftrags steht der Standort jedes zu prüfenden Geräts in einer eigenen Spalte. Damit ist schon einmal sichtbar, worüber man sonst raten müsste. Geräte ohne hinterlegten Standort fallen dabei nicht unter den Tisch, sie sind als solche erkennbar.

Darüber sitzt die Aktion „Laufweg festlegen“. Sie öffnet einen Dialog mit allen Standorten, die in diesem Auftrag überhaupt vorkommen, und dort bringst du sie per Drag-and-drop oder über Pfeil-Schaltflächen in die Reihenfolge, in der du sie tatsächlich abgehen willst. Geräte ohne Standort erscheinen als eigener Eintrag „Ohne Standort“ und lassen sich genauso einsortieren wie jede Halle.

Eine Klarstellung, weil der Begriff Laufweg mehr verspricht, als er hält: Es berechnet niemand einen Weg. Die Software kennt weder deine Tore noch die gesperrte Rampe noch die Schicht im Außenlager. Die Reihenfolge legst du fest, weil nur du sie kennen kannst. Was die Software übernimmt, ist die Fleißarbeit danach.

Denn mit einem Klick auf „Sortieren“ ordnet Lizard die Geräteliste nach genau dieser Vorgabe. Zuerst nach deiner Standort-Reihenfolge, und innerhalb eines Standorts nach dem Datum der letzten Prüfung, die ältesten zuerst. Geräte, die noch nie geprüft wurden, rutschen ans Ende der jeweiligen Gruppe. Diese zweite Sortierebene ist der Teil, den man leicht übersieht: Wenn dir in einer Halle die Zeit ausgeht, bleiben die Geräte übrig, deren Prüfung am kürzesten zurückliegt. Der Rest ist erledigt, und zwar in der Reihenfolge der Dringlichkeit.

Das manuelle Umsortieren einzelner Zeilen bleibt daneben erhalten. Weicht die Realität vor Ort ab, weil eine Halle gerade produziert, ziehst du die betroffenen Zeilen von Hand an ihre neue Stelle. Die Sammelsortierung ist der schnelle Anfang, nicht das letzte Wort.

Wie der Dialog aussieht und wo er sitzt, zeigt die Dokumentation zu Laufweg festlegen und das Tutorial Wie arbeite ich einen Prüfauftrag effizient ab?

Schritt zwei: von der Ortsangabe zur Position auf dem Plan

Die Reihenfolge bringt dich zur richtigen Halle. Sie bringt dich nicht zum richtigen Regal. Dafür kann in Lizard jeder Standort einen Grundriss tragen, also einen Lageplan, auf dem Geräte und untergeordnete Standorte als Pins liegen. Jeder Standort hat genau einen davon.

Aufbauen lässt er sich auf zwei Wegen, auch gemischt: Du zeichnest den Plan mit Wänden, Formen, Text und Schablonen selbst, oder du lädst einen vorhandenen Lageplan als Bild hoch. Der Hallenplan aus der Bauakte reicht dafür und liegt danach als gesperrter Hintergrund unter deinen Pins. Gepinnt wird aus der Seitenleiste heraus, die alle Geräte und untergeordneten Standorte ohne Pin führt: Eintrag wählen, an die passende Stelle klicken, fertig. Verschieben, drehen und Löschen geht direkt am Pin, jede Änderung wird sofort gespeichert.

Für den Rundgang ist entscheidend, was der Plan beim Lesen preisgibt. Ein Betriebsmittel-Pin trägt die Farbe seines Prüfstatus:

Farbe des Pins	Zustand des Geräts
grün	betriebsbereit
rot	nicht betriebsbereit
blau	noch nicht geprüft
grau	archiviert

Ein Blick auf den Plan zeigt also nicht nur, wo etwas steht, sondern auch, wo etwas ansteht. Standort-Pins haben eine eigene Form und führen eine Ebene tiefer, vom Werksgelände in die Halle und von der Halle in den Raum. Am Betriebsmittel selbst siehst du denselben Plan nur lesend, mit einem Tooltip, der beim Überfahren Name und Status nennt.

Die Brücke: vom Pin direkt in die offene Prüfung

Plan und Auftrag sind zwei getrennte Ansichten, und sie hängen an genau einer Stelle zusammen. Klickst du im Grundriss einen Betriebsmittel-Pin an, wählst du, wohin es gehen soll: auf die öffentliche Geräteseite, also dieselbe Ansicht, die auch hinter dem QR-Code am Gerät liegt, direkt in die Detailansicht des Geräts, oder in die offene Prüfung, falls für dieses Gerät gerade ein Prüfauftrag läuft. Ist im Unternehmen die Ad-hoc-Prüfung freigeschaltet, lässt sich von hier aus auch eine Prüfung ohne Auftrag starten. Gibt es nur ein mögliches Ziel, führt der Klick direkt dorthin, ohne Zwischenauswahl.

Damit schließt sich der Kreis. Du kommst mit einer sortierten Liste in die Halle, findest das Gerät über den Plan, und der Weg zurück in die laufende Prüfung ist ein Klick statt einer Suche in der Auftragsliste. Der Grundriss ist kein zweites Prüfsystem, sondern ein Einstieg in dasselbe.

Was beides voraussetzt, ist eine Standort-Struktur, die den Namen verdient. Solange „Werk1-Halle2-Gasse A“ eine Zeichenkette in einem Textfeld ist, kann weder der Laufweg-Dialog sinnvoll gruppieren noch ein Plan sinnvoll verschachtelt werden. Wie Standorte ineinander hängen und was das für Filter und Auswertungen bedeutet, steht in der Dokumentation zu Standorten und der Standort-Hierarchie. Den Grundriss selbst zeigt das Tutorial Wie lege ich einen Grundriss an und navigiere durch mein Inventar?

Häufige Fragen

Was muss vorbereitet sein, damit ein Prüfrundgang funktioniert?

Drei Dinge, und nur eines davon ist Software. Die Geräte brauchen einen hinterlegten Standort, sonst gibt es nichts zu sortieren. Der Zugang zu verschlossenen Räumen muss vorher geklärt sein. Und es sollte jemanden geben, der vor Ort erreichbar ist. Die Reihenfolge liefert das System, den Schlüssel zum Serverraum nicht.

Berechnet die Software den kürzesten Weg durch den Betrieb?

Nein, und das ist Absicht. Die Reihenfolge der Standorte legst du selbst fest, weil nur du weißt, welches Tor offen ist, wo gerade produziert wird und wann im Außenlager jemand anzutreffen ist. Die Software übernimmt danach das Einsortieren der Geräteliste nach deiner Vorgabe.

Was passiert mit Geräten, die keinen Standort haben?

Sie verschwinden nicht. Im Dialog erscheinen sie als eigener Eintrag „Ohne Standort“ und lassen sich an jede Stelle deiner Reihenfolge schieben. Das ist auch ein brauchbarer Hinweis darauf, wo die Stammdaten noch Lücken haben.

Brauche ich einen Grundriss, damit die Sortierung funktioniert?

Nein. Die beiden Werkzeuge sind unabhängig voneinander. Der Laufweg braucht nur Standorte an den Geräten, der Grundriss ist die zusätzliche Antwort auf die Frage nach der genauen Position. In einem Betrieb mit übersichtlichen Räumen reicht die Sortierung völlig.

Funktioniert das auch, wenn ich Geräte eines Kunden prüfe?

Ja. Prüfst du als Dienstleister Betriebsmittel eines Kunden, zeigen Standort-Spalte und Laufweg-Dialog den Standort des Kunden, nicht den deines eigenen Unternehmens.

Aus einer Geräteliste wird ein Arbeitsweg

Der Unterschied zwischen einem geplanten und einem ungeplanten Prüftag zeigt sich nicht in der Anzahl der Prüfungen, sondern in den Wegen dazwischen. Eine sortierte Liste beantwortet, was als Nächstes dran ist, ein Plan mit Pins beantwortet, wo es steht. Zusammen machen sie den Rundgang übergabefähig, und das zählt spätestens beim ersten Urlaubsvertreter.

• Für Betreiber: Lizard für Betreiber
• Für Prüfdienstleister: Lizard für Prüfdienstleister

Essential, das Einstiegspaket von Lizard, ist für bis zu 50 Betriebsmittel dauerhaft kostenlos, ohne Testphase mit Ablaufdatum. Das reicht, um einen Bereich mit Standorten zu hinterlegen und einen ersten Rundgang danach zu sortieren.

Passend dazu

• Betriebsmittel anlegen: vom Papierzettel zum digitalen Zwilling — der Standort ist Teil des Gerätestamms, und ohne ihn greift weder Sortierung noch Plan.
• Mängel dokumentieren mit Skizzen statt Freitext — was zu tun ist, wenn unterwegs ein Befund auffällt, der über ein Häkchen hinausgeht.